POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE INNOWATT SYSTEMS
- Declaración de Cumplimiento Constitucional e
Introducción General
En estricto acatamiento y observancia del artículo 15 de la Constitución Política de la República
de Colombia, precepto fundamental que consagra y protege el derecho inalienable al Hábeas
Data de los ciudadanos, así como en cumplimiento exhaustivo de la Ley Estatutaria 1581 de
2012, los preceptos del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (cuerpo que compila las
normativas del anterior Decreto 1377 de 2013), y atendiendo a las instrucciones operativas
emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante las Circulares Externas del
periodo 2025-2026, la corporación tecnológica INNOWATT SYSTEMS (en adelante
identificada como «La Empresa», «La Organización» o el «Responsable»), promulga y establece la
presente Política de Privacidad y Manual Interno de Tratamiento de Datos Personales.
De igual forma, esta política ha sido redactada y estructurada para satisfacer los más rigurosos
estándares internacionales en materia de protección de ecosistemas digitales interactivos,
dando cumplimiento puntual a las normativas contractuales derivadas de los Platform Terms
(específicamente la sección 4.b) y las Developer Policies vigentes exigidas por Meta Platforms,
Inc. para el funcionamiento de integraciones mediante interfaces de programación de
aplicaciones (API).3
Esta normativa interna es un documento de forzoso y estricto cumplimiento para todos los
colaboradores directos, empleados de planta, contratistas independientes, proveedores
tecnológicos tercerizados y aliados estratégicos que ejecuten operaciones de cualquier
índole, o dispongan de credenciales de acceso sobre las bases de datos corporativas
administradas, alojadas o representadas por la Empresa. 16 Todo procedimiento tecnológico,
flujo de trabajo, transferencia internacional o desarrollo de software se someterá de manera
insoslayable a los preceptos expuestos en este instrumento, bajo el principio de Privacidad
desde el Diseño, con el fin de salvaguardar la intimidad, la dignidad humana y el derecho
supremo de autodeterminación informativa de los titulares. 12 - Identificación del Responsable del Tratamiento
Para todos los efectos legales, administrativos y de supervisión que se deriven de la captación
de información en territorio colombiano o mediante interacciones digitales internacionales, los
datos de la corporación responsable son los siguientes:
Aspecto Corporativo Detalle de Identificación
Razón Social Innowatt Systems 1
Naturaleza Jurídica Sociedad comercial legalmente constituida
bajo las leyes de la República de Colombia.
Área Responsable de Atención Departamento Legal y de Cumplimiento
Normativo de la Información (Privacy &
Data Protection Office). Entidad encargada
de dar trámite oficial a todas las solicitudes
relacionadas con el ejercicio de derechos
constitucionales de los Titulares.22
Canales Oficiales de Notificación
Correo Electrónico para Requerimientos - Ámbito de Aplicabilidad y Jurisdicción Material
Las normas, procedimientos y directrices consignadas de manera integral en el presente
documento aplican íntegramente a todo el ciclo de vida del procesamiento físico y digital de la
información. Esto abarca, sin limitación alguna, las fases de recolección, almacenamiento en
bases de datos relacionales o no relacionales, uso analítico, circulación, transferencia,
transmisión, supresión segura y analítica algorítmica de los datos personales. 8
Esta política es vinculante para cualquier registro alojado en bases de datos que sean
propiedad exclusiva de Innowatt Systems (actuando en calidad de Responsable), así como a
los datos administrados temporalmente por la corporación en calidad de Encargado, siempre
que el titular de dichos datos corresponda a una persona natural y el tratamiento se efectúe en
el marco de las operaciones comerciales de la entidad, de conformidad con las disposiciones
legales colombianas en materia de protección de datos personales.16 - Marco Definitorio Legal y Terminología Tecnológica
Para garantizar una interpretación exegética, libre de ambigüedades y orientada a la
operatividad técnica de la política, se adoptan e incorporan plenamente los siguientes
conceptos definitorios delineados por el marco legal vigente 8
:
Término Regulatorio Interpretación Legal y Ámbito Operativo
en Innowatt Systems
Autorización El consentimiento previo, inequívocamente
expreso e informado, emanado
directamente de la voluntad del Titular del
dato para permitir a la Empresa llevar a
cabo las acciones de tratamiento de su
información personal. Puede otorgarse por
escrito, de forma oral, o mediante el
marcado explícito de casillas de
verificación (opt-in) en interfaces de
usuario que evidencien conductas
concluyentes. El silencio no asimila
autorización.
Aviso de Privacidad Comunicación verbal o estrictamente
escrita generada por la Empresa, dirigida
proactivamente al Titular en el momento
exacto de la recolección de los datos (o
previo a ello), mediante la cual se le informa
de la innegable existencia de las políticas
de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma idónea de acceder a las
mismas de manera íntegra, y las finalidades
precisas a las que se sujetará el tratamiento
de sus datos personales.
Base de Datos Todo conjunto masivo, organizado,
estructurado y sistematizado de datos
personales que constituye el vector o
repositorio físico/lógico sujeto a las
operaciones de Tratamiento computacional
de Innowatt Systems.
Dato Personal Cualquier pieza de información de carácter
alfanumérico, gráfico, fotográfico o
biométrico vinculada, o susceptible de
asociación directa o indirecta, a una o
varias personas naturales determinadas o
razonablemente determinables.
Dato Sensible Subcategoría de dato personal que
compromete o afecta de manera intrínseca
la esfera de intimidad del titular y cuyo
manejo negligente o exposición pública
podría fomentar actos de marginación,
violencia o discriminación hostil (ej.
historiales médicos clínicos, huellas
dactilares empleadas para autenticación
física, afiliaciones sindicales).
Encargado del Tratamiento Entidad natural o jurídica, de naturaleza
pública o privada, que realiza operaciones
materiales de Tratamiento de datos
personales de forma delegada,
estrictamente por cuenta, riesgo y bajo los
parámetros del Responsable del
Tratamiento.
Responsable del Tratamiento Innowatt Systems, operando como la
entidad rectora que ostenta la capacidad
jurídica para decidir de manera autónoma
sobre la configuración estructural de las
bases de datos físicas o digitales y sobre la
pertinencia comercial y operativa del
Tratamiento a ejecutar sobre estas.
Titular Persona natural soberana, dueña de los
derechos constitucionales sobre la
información, cuyos datos personales son el
objeto material sobre el cual se despliega el
Tratamiento operativo.
Transferencia El flujo jurídico transfronterizo consistente
en el envío material o telemático de datos
personales, realizado por un Responsable o
un Encargado con asiento en Colombia,
dirigido hacia un receptor independiente
ubicado en un país extranjero, asumiendo
este receptor de manera plena la condición
legal de Responsable en su jurisdicción.
Transmisión El proceso de desplazamiento, delegación
o comunicación de paquetes de
información a un receptor foráneo, el cual
procesará los datos mediante acuerdos de
servicios en la nube (cloud computing) o
similares, actuando como mero Encargado,
sometido permanentemente a las
limitaciones establecidas contractualmente
por Innowatt Systems. - Ejes Principales de Procesamiento (Finalidades
Específicas del Tratamiento)
La información personal capturada a través de las operaciones logísticas y digitales de
Innowatt Systems, ya sea obtenida de forma presencial en las instalaciones corporativas,
mediante el diligenciamiento voluntario de formularios electrónicos en la web, a través del uso
de rastreadores de sesión interactivos (cookies autorizadas), o mediante la integración de
interfaces especializadas como la API de Meta, será administrada bajo férreos parámetros de
minimización y calidad. Su uso quedará circunscrito de manera excluyente a las siguientes
finalidades explícitas, legítimas y documentadas 4
:
A. Tratamiento Aplicable a Clientes, Usuarios de Plataformas y Titulares Extraídos
mediante API de Terceros:
● Prestación de Servicios y Funcionalidad Operativa: Proveer el acceso autorizado,
configurar los perfiles y mantener el funcionamiento operativo continuo e ininterrumpido
de los servicios de software licenciados, portales web, aplicaciones móviles o desarrollos
a medida provistos por Innowatt Systems.
● Autenticación Criptográfica Integrada: Autenticar fehacientemente la identidad de
los usuarios mediante sistemas de inicio de sesión integrados (mecanismos de Single
Sign-On o Social Login), interactuando con la infraestructura de validación provista por
Meta Developers para facilitar una experiencia de conexión segura y libre de fricciones
en el entorno de la aplicación.3
● Notificaciones Sistémicas y Soporte Técnico: Enviar comunicaciones vitales, alertas
sistémicas, actualizaciones de parches de seguridad, boletines informativos sobre
cambios en los términos de servicio, encuestas de satisfacción, facturación electrónica y
notificaciones transaccionales intrínsecamente relacionadas con el producto o servicio
adquirido.
● Desarrollo Tecnológico y Analítica Avanzada: Adelantar métricas internas de auditoría
de rendimiento, procesamiento analítico de Big Data orientado a optimizar la
infraestructura de servidores de Innowatt Systems, y realizar reportes matemáticos
anónimos sobre la escalabilidad de la arquitectura tecnológica que sostiene a la
organización.4
● Aseguramiento de Redes e Infraestructura: Implementar modelos algorítmicos
orientados a mejorar el aseguramiento perimetral de la red contra ataques de
denegación de servicio (DDoS), previniendo fraudes y certificando el cumplimiento de
los estándares exigidos por corporaciones de integración mediante evaluaciones del
tipo Data Protection Assessment (DPA) dictaminadas anualmente por Meta.5
B. Tratamiento Aplicable a Procesos Organizacionales Internos, Empleados y
Proveedores:
● Gestión del Capital Humano y Cumplimiento Laboral: Administrar bases de datos
referidas al proceso de selección de personal, mantenimiento del historial contractual,
dispersión de pagos de nómina, control de asistencia y la interacción mandatoria con el
ecosistema de seguridad social colombiano (Administradoras de Riesgos Laborales,
Entidades Promotoras de Salud y Fondos de Pensión), de estricta conformidad con el
Código Sustantivo del Trabajo.
● Relaciones Comerciales e Interacción B2B: Contactar de manera proactiva a los
proveedores, subcontratistas tecnológicos y aliados estratégicos para la gestión de
compras, la expedición de constancias de retención fiscal, referencias comerciales y la
atención de requerimientos vinculados a procesos de auditoría externa contable y
financiera.4
● Seguridad Física y Videovigilancia (De ser aplicable): Garantizar la seguridad y
protección de los activos, empleados y visitantes en las instalaciones físicas de la
Empresa, mediante la operación de sistemas de circuito cerrado de televisión (CCTV)
claramente señalizados mediante Avisos de Privacidad en puntos de convergencia y
acceso. - Integración Funcional y Extracción de Datos de
Plataformas Externas (Cláusula Especial Meta
Platform Terms y API Graph)
En virtud del reconocimiento de las disposiciones establecidas en la sección 4.b de los
Platform Terms de Meta Platforms, Inc., así como de las directrices de integridad impuestas a
la comunidad de desarrolladores, Innowatt Systems declara de forma transparente y
vinculante que la información obtenida a través de la interfaz Instagram Graph API, los
servicios de inicio de sesión social (Facebook Login) y demás herramientas periféricas para
desarrolladores, se circunscribe y limita estrictamente al nombre completo del usuario, su
dirección de correo electrónico validada y asociada al perfil matriz, un identificador
alfanumérico estático provisto por la red para control de sesión (UID), y aquellos datos básicos
del gráfico social cuya autorización se haya requerido específicamente mediante los permisos
(permissions) en el cuadro de diálogo primario de autenticación del protocolo OAuth. 3
La Organización reitera y garantiza corporativamente que la información proveniente de los
dominios de Meta no es objeto de comercialización masiva bajo ninguna circunstancia, no es
sujeta a intermediación (brokerage), ni es monetizada de forma indirecta mediante subastas
oscuras en mercados secundarios de datos o de publicidad programática de terceros. Los
paquetes de datos capturados provenientes de las infraestructuras de Meta son aislados
mediante protocolos criptográficos en reposo, y su utilización se enfoca de forma limitativa y
exclusiva en la habilitación de la identificación funcional, la prevención del fraude de identidad
y la personalización de la experiencia dentro del ecosistema propio de Innowatt Systems. 5
Innowatt Systems asume la responsabilidad de realizar verificaciones continuas (Data Use
Checkup) para certificar la vigencia y legalidad en el consumo de estas APIs, eliminando
accesos innecesarios a campos de datos que hayan perdido utilidad funcional para la
plataforma empresarial.9 - Instrucciones Precisas para la Revocación y
Eliminación de Datos de Usuarios (User Data Deletion
Mechanism)
Garantizando el ejercicio pleno del derecho de autodeterminación informativa, respetando la
libertad de disposición del usuario sobre su propia huella digital, y en estricto cumplimiento y
observancia de los requerimientos de diseño instruidos por la consola de desarrollo de Meta
(Developer App Dashboard / Live Mode requirements), Innowatt Systems instaura y publicita el
siguiente protocolo de obligatorio acatamiento para el procesamiento de solicitudes de
borrado definitivo y revocación de permisos 2
:
Cualquier individuo, en calidad de titular legítimo, que haya interactuado, registrado una
cuenta o ingresado a las plataformas interactivas de Innowatt Systems utilizando sus
credenciales personales asociadas a Facebook, Instagram u otros servicios dependientes de
Meta, dispone del derecho inalienable, irrenunciable y gratuito de requerir la anonimización o la
destrucción permanente de la totalidad de dichos registros alojados en los servidores de la
Empresa. Esta solicitud se materializará de forma absoluta, a menos que exista un deber legal
supranacional o estatutario en Colombia que obligue a su conservación con fines probatorios,
contables o fiscales, en cuyo caso los datos serán aislados y suprimidos inmediatamente tras
el vencimiento de dicho término legal.
Procedimiento Oficial de Eliminación (Data Deletion Instructions URL & Callback
Mechanisms): - Vía de Contacto Directo: El usuario titular que desee ejercer su derecho de supresión
debe enviar una comunicación escrita vía correo electrónico al canal oficial de
privacidad de la Empresa (indicado en la Sección 2 del presente documento). Para
agilizar la indexación automatizada del caso por parte de la mesa de soporte técnico, el
solicitante debe referenciar de manera exacta en el campo de asunto la frase: “Solicitud
de Eliminación de Datos Personales y Revocación API Meta”.
30 - Acreditación de Identidad Sistémica: En el cuerpo de la comunicación o
requerimiento, el solicitante deberá incluir y anexar su nombre de perfil público de forma
coincidente con la plataforma de origen, la cuenta de correo electrónico enrutada a su
registro, y en la medida de lo posible, la descripción temporal del servicio utilizado. Esta
información se requiere exclusivamente con el propósito de que los ingenieros de la
organización logren validar razonablemente la legitimidad y procedencia de la solicitud
confrontándola contra los registros encriptados (UID) almacenados en las bases de
datos de Innowatt Systems.30 - Procesamiento de Supresión en Cascada: Una vez radicada de manera efectiva la
solicitud, el Departamento Legal y de Cumplimiento Normativo confirmará por escrito la
recepción de la misiva en un lapso razonable y, tras constatar la identidad, ordenará a las
instancias de tecnología la iniciación inmediata del protocolo técnico de borrado en
cascada (Cascade Data Deletion). Este proceso consiste en la erradicación de las trazas
de la base de datos central en la nube de Innowatt Systems, la depuración de las
memorias de análisis telemétrico vinculadas a la sesión del usuario y la exclusión
inmediata de los identificadores en los repositorios de plataformas de marketing y
comunicaciones asociados operativamente a la red corporativa. 30 - Supresión Automatizada Vía Interfaz de Meta (App Revocation): De manera paralela
e independiente, el usuario ostenta la capacidad tecnológica de ejercer el bloqueo de
acceso de forma remota, gestionando la revocación directamente desde el panel de
«Configuración y Privacidad -> Aplicaciones y Sitios Web» (Settings > Apps and Websites)
localizado dentro de su propia cuenta de Meta. Si la plataforma de Meta transmite de
manera automatizada el comando de revocación a los endpoints seguros de Innowatt
Systems mediante el mecanismo configurado de URL de devolución de llamada para la
eliminación de datos (Data Deletion Callback URL), los sistemas algorítmicos de la
Empresa procesarán de manera mecánica e irrestricta la anonimización de la cuenta
afectada en los tiempos estipulados por la ley, desconectando el puente de
información.29 - Tratamiento Excepcional de Datos
Extremadamente Sensibles y Menores de Edad
La política matriz interna de la Empresa establece, como medida de aseguramiento por diseño,
la proscripción por defecto de la recolección, tabulación o análisis masivo de datos
catalogados por la ley como sensibles. Esto excluye la recolección injustificada de datos de
biometría invasiva, inclinaciones políticas de usuarios, estado de salud o diagnósticos médicos,
convicciones religiosas e información atinente a la esfera íntima del individuo. De manera
concurrente, la Empresa establece directrices severas sobre el tratamiento de la información
perteneciente a Niñas, Niños y Adolescentes (NNA).8
No obstante, frente al evento extraordinario, coyuntural o laboral en que una actividad misional
lo requiera indispensablemente (por ejemplo, el registro de huellas dactilares para el control
estricto de acceso de empleados a zonas de alta seguridad de servidores corporativos, o el
registro de derechohabientes menores para afiliaciones de ley), el tratamiento de este tipo de
datos se ejecutará bajo condiciones de hiper-rigurosidad y segregación lógica. La autorización
recolectada para captar datos de naturaleza sensible deberá ser inequívocamente explícita y
separada del consentimiento general. El documento informará de forma prominente y
destacada al titular que posee absoluta potestad, amparada constitucionalmente, para
negarse a entregar dicho nivel de información, garantizando que su negativa no generará
menoscabo alguno en la provisión general de servicios no dependientes de dicha data. 21
En lo relativo al tratamiento excepcional de información de menores de edad, cualquier
procesamiento de carácter residual o derivativo exigirá de manera imperativa la autorización
concurrente y comprobable de su representante legal (madre, padre o tutor designado
mediante orden judicial), valorando en toda instancia deliberativa el grado de madurez, la
autonomía progresiva y la opinión expresa del adolescente, protegiendo incondicionalmente
sus derechos prevalentes y el principio de su interés superior, de acuerdo con la doctrina del
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y la normatividad de la SIC. 13 - Prerrogativas y Derechos Fundamentales
Inalienables de los Titulares
Al amparo de la fundamentación garantista de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en virtud de las
directrices procesales del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, todos los titulares de la
información objeto de tratamiento ostentan, de manera irrenunciable y gratuita, los siguientes
derechos intangibles frente a las operaciones de Innowatt Systems 27: - Derecho de Acceso, Verificación y Consulta: Conocer de forma irrestricta, actualizar
autónomamente y exigir jurídicamente la rectificación inmediata de sus datos
personales almacenados, especialmente frente a la constatación de la existencia de
información fragmentada, equívoca, desactualizada o que posea el potencial de inducir
a un error en su interpretación sistemática. 16 - Derecho de Exigencia de Trazabilidad: Requerir de la Organización, bajo los
parámetros y tiempos dictados por la ley, la entrega de la evidencia física, el registro
lógico digital o el hash criptográfico del documento virtual que logre certificar la
obtención de la autorización primigenia otorgada para la ejecución del Tratamiento. 27 - Derecho a la Información Operativa Trasparente: Ser instruido formalmente por el
Responsable del Tratamiento, mediante solicitud previa, acerca de los flujos
operacionales e internos, así como del uso específico y actual, al cual ha sido sometida la
totalidad de su información personal. - Derecho de Reclamación Sancionatoria y Acudimiento Estatal: Elevar quejas
institucionales y denuncias formales ante las dependencias correspondientes de la
Superintendencia de Industria y Comercio, una vez se compruebe el agotamiento en
debida forma de los recursos de consulta y reclamación directa ante la infraestructura
de servicio de la Empresa, por presuntas infracciones comprobables al régimen
normativo de protección de datos personales en Colombia. 17 - Derecho de Supresión Total y Oposición Fundamentada: Detonar los mecanismos
legales para ordenar la eliminación permanente de los registros en los repositorios
institucionales y ejecutar la consecuente revocatoria del consentimiento, en todo
escenario administrativo donde se determine legalmente que en el marco del
tratamiento de Innowatt Systems se ha vulnerado el respeto a los principios
constitucionales, garantías de intimidad o el principio general del debido proceso legal
aplicable a bases de datos.8 - Gestión de Flujos de Información: Transferencias y
Transmisiones hacia Territorios Extranjeros
Considerando la intrínseca vocación técnica, la adopción de esquemas de computación en la
nube (cloud computing) y la distribución descentralizada de los recursos de la empresa en el
ciberespacio, Innowatt Systems contempla operativamente el enrutamiento y el alojamiento
de paquetes de información en servidores de alta disponibilidad ubicados fuera de las
fronteras jurisdiccionales de la República de Colombia.
Todo proceso de exportación de datos mediante la modalidad jurídica de «transmisión»,
entendida como la delegación del procesamiento a un encargado foráneo, se ejecuta
encontrándose blindado y respaldado de manera incondicional por la suscripción de un
robusto Contrato de Transmisión Internacional de Datos Personales. En este instrumento
jurídico, Innowatt Systems somete al Encargado externo, con sede en el exterior, a
implementar y mantener un nivel de protección técnica y administrativa que, como mínimo
innegociable, replique las salvaguardas exigidas por la normatividad colombiana. Para ello, la
empresa acata de manera irrestricta los lineamientos expuestos en la Circular Externa 003 de
2025 emitida por la SIC en relación con la adaptación y aplicación material de las Cláusulas
Contractuales Modelo.11 En aras de evitar la confusión y disrupción doctrinaria que caracteriza
al sector tecnológico, Innowatt Systems efectúa un riguroso test legal previo (Two-step flow
assessment) para certificar la posición de control de las partes internacionales antes de la
firma del contrato pertinente.11
De manera simultánea y convergente, en escenarios de operaciones que lleguen a configurar
una transferencia material de tecnología subyacente que habilite el tratamiento intensivo de
datos, Innowatt Systems somete los sistemas importados a extenuantes verificaciones
metodológicas bajo el enfoque de Privacidad desde el Diseño (Privacy by Design). La
corporación se obliga contractualmente a mitigar los riesgos algorítmicos con antelación a la
adopción en entornos de producción, y se compromete a cumplir de forma implacable el
estándar estipulado por la Circular Externa 002 de 2025 de la SIC: reportar cualquier incidente
o vulneración confirmada de ciberseguridad a la autoridad de control estatal, a las partes
contractuales intervinientes, y a los propios titulares damnificados en un término máximo
improrrogable de cinco (5) días hábiles contados a partir del momento en que se adquiere
certeza del acceso no autorizado a los repositorios de información. 25
Como norma perentoria, Innowatt Systems prohíbe terminantemente la transferencia
autónoma de datos hacia jurisdicciones soberanas que la autoridad colombiana haya
catalogado oficialmente como países sin un nivel adecuado de protección («países no
seguros»), a menos que se configure una situación de necesidad apremiante donde se haya
gestionado una autorización especial, previa y categórica emitida directamente por el titular
individual para aprobar dicho flujo riesgoso y excepcional. 11 - Gestión Tecnológica de Rastreadores Telemáticos,
Interfaces y Cookies
La arquitectura de navegación, las aplicaciones web interactivas y los portales de servicios
ofrecidos por Innowatt Systems implementan el uso regulado de archivos de seguimiento de
hipertexto comúnmente denominados Cookies, variables de almacenamiento local (Local
Storage) y minúsculos contadores de píxeles gráficos con el objetivo técnico de comprender
la fluidez de interacción en la interfaz y lograr preservar el entorno de seguridad mediante
sesiones de usuario ininterrumpidas.42
Dando cumplimiento dogmático a las guías prácticas expedidas por la autoridad colombiana, y
adoptando las mejores prácticas para evitar distorsiones cognitivas del consumidor
recomendadas en los conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio referentes al
régimen de tecnologías de rastreo, la corporación garantiza que no ejecuta tecnologías de
inserción automática de datos en el terminal del usuario para fines de mercadeo cruzado,
segmentación comportamental profunda o publicidad no solicitada, sin haber desplegado de
forma previa e interruptiva el Centro de Preferencias o Banner de Consentimiento de
Cookies.42
El usuario de internet, desde el momento mismo en que efectúa la petición web para arribar a
los dominios digitales de la compañía, encontrará un aviso de configuración prominentemente
desplegado que le facultará la opción cristalina y simétrica de aceptar la totalidad de la
recolección, denegar selectivamente o gestionar de forma modular la instalación de
rastreadores analíticos y publicitarios.42 De este requerimiento general se exceptúan, de
manera invariable y justificada por la arquitectura cliente-servidor, las cookies de sesión de
carácter estrictamente esencial, cuya exclusión o bloqueo preventivo generaría
irremediablemente un fallo crítico en la presentación funcional del portal, impidiendo la
autenticación o la operatividad del servicio digital.42 La Organización garantiza que en ninguna
fase del centro de gestión de privacidad se presentarán menús de configuración
preaprobados o casillas premarcadas por el sistema que comprometan o vicien la
manifestación libre del consentimiento interactivo del visitante.42 - Procedimiento Orgánico para la Reivindicación de
Derechos de Hábeas Data (Atención de Peticiones,
Consultas y Reclamos)
El engranaje procedimental diseñado meticulosamente al interior de la Empresa para procesar,
dar trazabilidad y satisfacer el ejercicio integral de los derechos constitucionales a la
información, en cumplimiento estricto de los parámetros dictados por los artículos 14 y 15 de
la Ley Estatutaria aplicable, operará de manera ininterrumpida a través de los canales
institucionales previamente designados. Todo titular debidamente identificado, o su
apoderado legímtimamente constituido mediante mandato o poder especial, ostenta la
capacidad y competencia jurídica para detonar, en el momento que juzgue pertinente, los
siguientes trámites procedimentales 27:
A. Procedimiento Administrativo para la Atención de Consultas Generales: La indagación
general respecto al contenido del portafolio archivístico personal, el estado del titular en el
sistema, y la constatación sobre la existencia de datos a nombre del requirente, se deberá
radicar de manera formal a través del correo oficial. Una vez ingresado el ticket de gestión, el
Responsable Jurídico o Funcionario Delegado acusará recibo formal y procederá a instruir el
trámite administrativo de resolución de la consulta dentro de un término máximo, fatal e
improrrogable de diez (10) días hábiles, contabilizados a partir del día siguiente al ingreso
certificado del requerimiento al servidor de correos institucionales o la mesa de ayuda de la
corporación tecnológica.46
En escenarios de alta complejidad investigativa, requerimientos masivos que demanden un
arqueo exhaustivo de datos almacenados en estado de archivado profundo (cold storage) y
donde se prevea la imposibilidad fáctica y operativa de dar respuesta de fondo en el periodo
inicialmente estipulado, Innowatt Systems comunicará de forma argumentada y documentada
la justificación técnica de la dilación a la contraparte interesada. Esta notificación excepcional
se enviará antes del vencimiento de los diez (10) días primarios, garantizando en todo caso la
emisión de la resolución final satisfactoria en un plazo contingente que no excederá los cinco
(5) días hábiles complementarios tras el vencimiento del primer término, honrando las
disposiciones legales contenidas en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.46
B. Procedimiento Resolutivo para Trámite de Reclamos, Supresiones y Modificaciones
Estructurales:
En el evento jurídico en que la motivación central de la petición recaiga sobre presuntas fallas
evidenciadas en la veracidad, actualización o completitud del dato, cuando se eleven
solicitudes contundentes de revocatoria del acto de autorización originario, o cuando las
peticiones deriven directamente en requerimientos para la supresión técnica, definitiva e
irreversible del titular en la base de datos central, el flujo de respuesta administrativa muta y
eleva su categorización procesal bajo la denominación estricta de Reclamo Formal.
Si el área legal determina tras una revisión preliminar que el documento, correo o formulario
aportado por el ciudadano afectado adolece de omisiones probatorias, es ininteligible, o
carece de información fundamental que se haga indispensable para operar con seguridad
sobre la identidad del sujeto en el sistema informático, el analista de cumplimiento requerirá
oficialmente al interesado para subsanar dichas falencias en un plazo límite de cinco (5) días
siguientes a la recepción formal del reclamo. Si llegase a materializarse la figura del silencio
administrativo por parte del titular afectado (configurado cuando transcurren dos meses
calendarios desde la fecha de aquel llamado de rectificación técnica sin respuesta material
alguna), el sistema algorítmico y el departamento jurídico de Innowatt Systems archivarán
formalmente la querella al presuponerse bajo presunción legal el desistimiento material y el
abandono voluntario de la solicitud inicial.
Por otro lado, una vez que la petición radicada cumpla de manera integral con la formalidad y
sustancialidad exigida por la normatividad, se generará y registrará automáticamente en los
sistemas de información corporativos una etiqueta sistémica e indeleble catalogada como
«Reclamo en Trámite» en un periodo no mayor a dos (2) días hábiles. La inserción de esta
etiqueta sistémica tiene el efecto jurídico y técnico de congelar de forma temporal y
preventiva cualquier circulación exterior, procesamiento comercial o cesión del registro
personal impugnado, congelamiento que se mantendrá vigente y continuo hasta que el cuerpo
legal de la entidad emita y notifique la providencia administrativa definitiva que dé por
superado el conflicto, para lo cual la compañía dispone de quince (15) días hábiles de plazo de
resolución máximo.8 - Vigencia Integral de la Política y Procedimiento de
Reforma Normativa
La adopción formal de las directrices y ordenamientos consignados en el cuerpo integral del
presente manual legal, y su consecuente vigencia de carácter obligacional, se consolidan y
entran en pleno vigor de cumplimiento a partir del inicio de las operaciones transaccionales
comerciales, o en su defecto, desde el momento de la captación primigenia y formal del
primer conjunto de datos por parte de la infraestructura de Innowatt Systems en territorio
colombiano.
Esta política estructurada para el resguardo de la privacidad permanecerá en estado de
vigencia incólume e ininterrumpida a menos que reformas estructurales o derogatorias en el
Código de Leyes de la República, o transformaciones tecnológicas operativas contundentes y
de fondo generadas al interior de la matriz de negocio corporativo de la empresa, dicten la
necesidad de introducir una enmienda imperativa en el documento rector. 4
En el escenario temporal futuro de que se consolide la necesidad de aplicar modificaciones
formales a los paradigmas del tratamiento de datos albergado, alteraciones significativas
sobre las finalidades matrices consignadas en la Sección 5, o se experimente una alteración
jurídica sustancial respecto de los datos, fusiones o absorciones de la corporación que funge
como Responsable, Innowatt Systems se obliga de forma incondicional a notificar con debida
anticipación y razonabilidad mediante los canales digitales correspondientes (boletines,
notificaciones push de la aplicación o avisos prominentes en el portal institucional) a las bases
instaladas de titulares, usuarios y desarrolladores, emitiendo de manera pública la versión
revisada y codificada con la nueva fecha de vigencia previo a la entrada en producción e
implementación algorítmica de dichos cambios sustanciales
